Transparence : Cet article contient des liens d’affiliation vers Trello et Notion. Si tu t’inscris via ces liens, je perçois une commission sans coût pour toi. Je précise les vrais points forts et faibles de chaque outil.
Verdict rapide — pour ceux qui n’ont pas 10 minutes
- Trello si tu veux commencer dès maintenant sans rien configurer
- Notion si tu penses à long terme et que tu as un peu de patience
Les deux sont gratuits. Tu peux tester les deux une semaine chacun. Aucun risque.
Tu es freelance depuis quelques semaines, et tu réalises vite qu’organiser tes projets dans ta tête, c’est pas tenable. Tes clients demandent des mises à jour, tu as des deadlines, des paiements à tracker… Bref, tu as besoin d’un outil.
Tu as entendu parler de Trello et Notion. Partout sur internet, on te dit que ce sont les deux meilleurs outils. Mais tu te demandes : c’est quoi la vraie différence ? Lequel est vraiment simple pour un débutant ? Est-ce qu’ils sont vraiment gratuits ?
Dans cet article, on va te montrer les deux outils face à face, sans prise de tête. Tu verras exactement ce que tu peux faire avec chacun, les plans gratuits réels, et surtout : lequel correspond vraiment à ton profil de freelance qui débute.
La prise en main : la vraie différence entre les deux
Commençons par le plus important pour un débutant : combien de temps avant de vraiment pouvoir travailler avec l’outil ?
Trello : ready to go en 5 minutes
Trello, c’est d’une simplicité désarmante. Tu crées un compte, tu crées un board, et tu ajoutes des colonnes (« À faire », « En cours », « Fait »). Ensuite, tu crées des cartes pour tes tâches, et tu les déplaces d’une colonne à l’autre. C’est vraiment ça.
Aucune courbe d’apprentissage. Tu peux gérer tes trois premiers projets la première journée sans regarder un seul tutoriel. C’est un système de kanban : des cartes sur des colonnes. Point.
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Interface intuitive
Mise en place en 5 minutes, sans configuration. Drag-drop fluide et immédiatement satisfaisant pour gérer tes tâches.
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Gratuit et robuste
10 boards et unlimited cartes en gratuit. Suffisant pour gérer 5-10 projets sans jamais payer.
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Collaboratif sans friction
Partage tes boards avec clients ou équipe en quelques clics. Permissions simples, gestion transparente.
Notion : la puissance à prix de patience
Notion, c’est l’inverse. Tu ouvres Notion pour la première fois, et tu te demandes : je mets quoi où ? C’est une toile blanche. Pas de limite, c’est cool, mais aussi… stressant.
Tu peux créer des databases, des pages, des relations entre les données, des vues personnalisées… Mais au début, tu dois te demander : quelle structure je veux vraiment ? Comment j’organise mes clients, mes projets, mes factures ?
La bonne nouvelle ? Une fois que tu as compris comment Notion fonctionne (compter 2-3 jours pour vraiment l’avoir en tête), tu as un outil qui fait presque tout. CRM, gestion de projets, base de données clients, suivi de facturation, calendrier éditorial… tout en un.
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Puissance illimitée
Databases, relations, vues multiples, dashboards. Tu créés exactement le système dont tu as besoin, sans limites.
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Centralisation complète
Clients, projets, factures, notes, calendrier — tout en un seul espace interconnecté. Remplace 5 outils.
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Scalabilité certaine
Notion grandit avec ton business. De 1 client à 1000, tu ne changes pas d’outil. Investissement durable.
Kanban simplifié vs. All-in-one puissant
Trello = le kanban, rien que le kanban
Trello fait une chose, et une seule chose bien : t’aider à visualiser l’avancement de tes tâches avec des cartes qu’on déplace. C’est un système de flux de travail (workflow) très visuel.
Chaque carte peut avoir :
- Une description
- Une checklist interne
- Un assigné
- Une date d’échéance
- Des labels (des petites étiquettes colorées)
- Des commentaires
- Des attachments (des fichiers)
C’est tout. Et c’est amplement suffisant pour gérer tes projets au début.
Notion = le couteau suisse de l’organisation
Notion, c’est un système de base de données avec des interfaces personnalisées. Tu peux créer :
- Une database « Projets » avec des champs customisés (budget, client, statut, revenue, etc.)
- Une database « Clients » avec historique de projets
- Une database « Factures » qui se relie à la database Clients
- Un calendrier visuel de tes projets
- Un CRM léger pour tracker tes leads
- Une base de connaissances pour tes processus
- Des tableaux de bord (dashboards) personnalisés
Tout ça dans un seul espace. Et tout se relie. C’est comme avoir 10 outils pour le prix de 0 au départ.
Le tradeoff ? C’est plus puissant, mais c’est aussi plus complexe au départ.
Vrais plans gratuits pour démarrer sans payer
C’est important pour un freelance qui débute : les deux outils sont vraiment gratuits. Mais dans quelles limites ?
Trello Free : ce que tu peux vraiment faire
Trello Free inclut :
- Jusqu’à 10 boards par workspace (tu peux avoir plusieurs workspaces)
- Unlimited cards (pas de limite de tâches)
- Unlimited Power-Ups par board (extensions gratuites)
- Jusqu’à 10 collaborateurs par board
- 10 MB par fichier attaché
- Accès à la plupart des fonctionnalités de base
En pratique, si tu es seul(e) freelance, 10 boards c’est largement suffisant. Tu peux gérer 5-10 projets simultanément sans payer. La limite de 10 collaborateurs, tu ne la toucheras pas si tu travailles solo.
C’est vraiment gratuit et utilisable pour débuter. Tu ne payeras rien pendant les 6 premiers mois, facile.
Notion Free : plutôt cool aussi
Notion Free inclut :
- Unlimited pages et blocks
- Unlimited databases
- Collaboration basique (jusqu’à 10 guests)
- 5 MB par fichier
- Version history limitée à 7 jours
- Pas accès à Notion AI (l’intelligence artificielle)
C’est aussi vraiment gratuit. Tu as accès à toute la puissance de Notion, juste sans les features avancées (comme les AI features ou les 30+ jours d’historique).
Important : Notion AI n’est plus un add-on pas cher. Au-dessus du plan Free, tu dois passer au plan Business (20 €/mois) pour avoir accès à Notion AI. C’est un changement 2025 qui a un impact si tu en as besoin.
Les limites réelles des versions gratuites
OK, tous les deux sont gratuits. Mais où ça s’arrête ?
Quand tu voudras payer pour Trello
Tu voudras passer à Trello Standard (5 €/mois) ou Premium (10 €/mois) quand :
- Tu as plus de 10 boards (pour Trello Standard, c’est illimité)
- Tu veux des champs personnalisés avancés (Standard et Premium)
- Tu besoin de Timeline ou Calendar views (Premium uniquement)
- Tu veux un espace de stockage illimité (files plus gros que 10 MB)
- Tu veux Atlassian Intelligence (AI features, Premium uniquement)
- Tu gères plus de 10 collaborateurs par board
Honnêtement, pour un freelance solo, le plan Free peut suffire pendant 1-2 ans. La limite de 10 boards n’est pas un problème avec une bonne organisation.
Quand tu voudras payer pour Notion
Notion Free est très complet. Tu voudras passer au plan Plus (10 €/mois facturé annuellement) quand :
- Tu veux l’historique complet de tes données (30 jours au lieu de 7)
- Tu as besoin de stocker de gros fichiers (Plus offre uploads illimités)
- Tu veux des features avancées ou des intégrations spécifiques
Et pour Notion AI, c’est Business à 20 €/mois (ou 180 €/mois par utilisateur selon les calculs). C’est un upgrade important à avoir en tête.
Le vrai point : Les plans gratuits suffisent vraiment pour débuter, 6 mois minimum. Pense à payer seulement quand tu as du cash qui rentre.
Trello
Kanban visuel et intuitif
Meilleur pour :
- Visualiser rapidement tes tâches en cours
- Gérer des projets simples et linéaires
- Une première approche sans configuration
- Collaborer avec un petit nombre de personnes
Points forts :
- Interface extrêmement intuitive (5 min pour comprendre)
- Drag-and-drop fluide et satisfaisant
- Parfait pour les visuels (image du flux de travail claire)
- Plans gratuits réellement utilisables
- Performance rapide même gratuit
Points faibles :
- Limité à la gestion de tâches (pas de CRM, pas de factures)
- Max 10 collaborateurs par board en gratuit
- Pas de relations entre données avancées
- Pour des projets complexes, ça devient limité
Tarifs Trello :
- Free : 0 € (vraiment illimité pour débutant)
- Standard : 5 €/mois/utilisateur
- Premium : 10 €/mois/utilisateur
- Enterprise : 17,50 €/mois/utilisateur
- Kanban : 5 stars
- Facilité : 5 stars
- Puissance : 3 stars
Notion
All-in-one workspace puissant
Meilleur pour :
- Centraliser tout (projets + clients + factures + notes)
- Les projets complexes avec relations entre données
- Ceux qui aiment personnaliser et expérimenter
- Une base de données maison pour ton freelance
Points forts :
- Littéralement illimité (databases, pages, relations)
- Très flexible : tu crées exactement ce dont tu as besoin
- Parfait pour tracker clients + projets + finances en parallèle
- Massive communauté avec templates gratuits
- Peut remplacer 5+ outils différents
Points faibles :
- Courbe d’apprentissage plus raide (2-3 jours)
- Interface plus dense et moins intuitive
- Peut sembler intimidant au début
- Version historique limitée à 7 jours en Free
- Notion AI = cher maintenant (Business plan à 20 €/mois)
Tarifs Notion :
- Free : 0 € (super complet)
- Plus : 10 €/mois/utilisateur (si annuel)
- Business : 20 €/mois/utilisateur (AI inclus)
- Enterprise : Sur devis
- Puissance : 5 stars
- Flexibilité : 5 stars
- Facilité : 3 stars
Résumé clé
Pourquoi l’un ou l’autre ?
Le choix dépend de ta priorité : rapidité ou puissance.
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Trello pour démarrer. 5 minutes avant de gérer tes projets. Aucune courbe d’apprentissage. Parfait pour 3-5 projets simples.
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Notion pour grandir. 2-3 jours d’apprentissage initial, puis un système complet (CRM, factures, projets) qui scale avec toi.
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Les deux sont gratuits. 10 boards/unlimited cartes en Trello. Unlimited databases en Notion. Vraiment suffisant pour débuter.
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Teste les deux. Une semaine chacun avec un vrai projet. Le meilleur outil c’est celui que tu utilises vraiment.
Tableau récapitulatif simple
| Critère | Trello | Notion |
|---|---|---|
| Facilité d’utilisation | ⭐⭐⭐⭐⭐ Immédiate | ⭐⭐⭐ Demande apprentissage |
| Courbe d’apprentissage | 5 minutes | 2-3 jours |
| Flexibilité | ⭐⭐⭐ Kanban limité | ⭐⭐⭐⭐⭐ Tout est possible |
| Gestion de projets | ✓ Excellent | ✓ Excellent |
| Gestion clients/CRM | ✗ Non natif | ✓ Très bien |
| Suivi factures | ✗ Non | ✓ Oui |
| Plan gratuit pour débutant | ✓ Vraiment suffisant | ✓ Vraiment suffisant |
| Prix Standard (€/mois) | 5 € (Standard) | 10 € (Plus) |
| Idéal pour | Freelance solo, projets simples | Système complet, tous les freelances |
Selon ton profil de freelance débutant, voici le choix
Choisis Trello si tu es :
- Tu débutes et tu veux commencer MAINTENANT, sans configurer
- Tu as 3-5 projets maximum simultanément
- Tu cherches juste un système de kanban visuel et efficace
- Tu n’aimes pas les outils complexes
- Tu veux garder ton CRM ailleurs (Hubspot, Brevo, etc.)
- Tu es visuellement branché (du drag-drop qui satisfait)
- Tu veux vraiment zéro configuration
Profil : Le freelance qui veut un outil simple, efficace, et qui marche tout de suite.
Choisis Notion si tu es :
- Tu as du temps pour apprendre au démarrage (2-3 jours)
- Tu veux centraliser TOUT : projets, clients, factures, notes
- Tu penses à long terme et tu veux scaler sans changer d’outil
- Tu aimes personnaliser et tu trouves ça cool d’expérimenter
- Tu as (ou auras) 10+ clients à gérer
- Tu veux un vrai système CRM + gestion de projets
- Tu veux potentiellement remplacer 5 outils par 1
Profil : Le freelance qui pense à long terme et qui veut une vraie base pour son business.
Je peux vraiment utiliser Trello gratuitement pour mon freelance ?
Oui, complètement. 10 boards, unlimited cartes, 10 collaborateurs par board. Pour un freelance solo avec 3-5 projets, c’est largement suffisant pendant 1-2 ans. Pense à payer seulement quand tu auras vraiment besoin des features Premium (timeline, champs avancés, AI).
Quelle est la vraie différence entre Notion Free et Notion Plus ?
Notion Free : historique 7 jours, fichiers 5MB max. Notion Plus : historique 30 jours, fichiers illimités. Pour débuter, Free suffit. Plus devient utile quand tu as beaucoup de fichiers ou que tu veux l’historique complet. Important : Notion AI (l’IA) est désormais seulement disponible en Business à 20€/mois.
Peut-on basculer de Trello à Notion facilement ?
Oui et non. Il n’y a pas d’export automatique depuis Trello vers Notion. MAIS tu peux exporter tes cartes Trello en JSON ou en CSV, puis les importer dans Notion (un peu manuel). Si tu es vraiment pas sûr au départ, essaie les deux pendant 1 semaine chacun avec un vrai projet. C’est gratuit.
Et si j’ai besoin de collaborer avec un client ou un associé ?
Trello : parfait pour ça. Tu ajoutes le mail du client, il voit ton board en lecture ou lecture-écriture. Notion : pareil, tu partages et ils peuvent collaborer. Les deux marchent très bien pour la collaboration simple. Trello est légèrement plus simple à gérer les permissions.
Quel outil peut vraiment remplacer plusieurs tools (CRM + tâches + factures) ?
Notion. Avec une bonne setup, tu peux tracker clients, projets, tâches, factures, et même un calendrier éditorial. Trello, c’est juste pour les tâches/projets. Si tu veux vraiment un outil unique pour tout, c’est Notion. Après, certains freelances préfèrent Trello pour les projets ET un vrai CRM séparé (type Brevo).
Glossaire
- Kanban
- Un système de gestion de workflow où les tâches se déplacent dans des colonnes (À faire → En cours → Fait). C’est ultra visuel. Trello est construit sur ce système.
- Database / Base de données
- Un tableau où tu stockes des informations structurées. Notion te permet de créer des databases (clients, projets, factures) et les relier entre elles. Trello ne fait pas ça.
- Power-Ups (Trello)
- Des extensions pour Trello qui ajoutent des fonctionnalités (calendrier, intégrations, etc.). Gratuit en limited, payant pour accès complet.
- Relations (Notion)
- La possibilité de lier une database à une autre. Ex : une tâche reliée à un projet, un projet relié à un client. Ça crée une structure cohérente.
- CRM (Customer Relationship Management)
- Un système pour tracker tes clients, leurs projets, leurs communications, leur historique. Notion peut en faire une fonction. Trello ne peut pas.
- Template
- Un modèle prêt à l’emploi que tu peux copier et adapter. Les deux outils en proposent des gratuits pour freelances.
Lien affilié — sans coût supplémentaire pour vous
Mon verdict
Commence avec Trello. Ou teste les deux une semaine.
- Trello : Si tu veux un outil simple, efficace, qui marche tout de suite. 95 % des freelances sont satisfaits en premier essai.
- Notion : Si tu penses à long terme et que tu as 2-3 jours pour l’apprendre. Tu auras alors un vrai système qui scale avec toi.
Les deux sont gratuits. Les deux marchent. Tu peux tester les deux une semaine chacun. Aucun risque. Le meilleur outil c’est celui que tu utilises vraiment.
Sources